行业分析| 新方向：差旅政策后疫情式调整

2020年疫情导致商务旅行崩溃时，诸多企业便实质上推出了一项全新差旅政策。整个欧洲的企业都向员工传达了这样一个信息，即员工差旅应于“必要业务”。

然而，这句话到底有何具体含义？

“我们提到‘必要业务’时，指的是基本的运营，即让我们的工厂保持运转的业务，或与安全相关的一应业务。”巴斯夫全球差旅 Kuziw对此表示，“例如参加供应商会议就不算必要业务。”

从更准确的语义来看，巴斯夫等大量企业真正希望表达的意思，即封锁期间的差旅，必须在短期内对公司业务有着至关重要的意义。各企业可以说在差旅政策方面吸取了一项重要教训：即使疫情结束，企业的所有差旅也都应对其业务有着必要性，无论是为了企业的短期需求，还是为了实现其较长期的生存能力。

“当前企业差旅政策已彻底转变，更多的是为了确保员工认真考虑其出行的方式与时间，且确保要带来投资回报。”Festive Road公司差旅顾问Carol Peter表示，“各企业一直在大力促进员工参加线上会议，而不只是乘坐航班出行。企业还传递了一个信息，即出行要有一定的计划，要有实质性目的。”

Peter认为，企业差旅政策Zui大的调整，是更为重视出行前的审批。“曾几何时，出行前审批是为了促进政策合规，”她说，“目前的差旅审批，则是为了了解每项差旅是否具备实际价值。自疫情爆发以来，出行前审批日益普及，因为各企业都真正希望了解自己的员工为何出行。我认为保留出行前审批这个做法极为重要，且会一直保留下去。”

Peter认为巴斯夫公司便是这一趋势的教科书范例。巴斯夫的Kuziw表示，“我们在公司的差旅政策里新增了一项规定，即差旅人员需考虑出行的方式和事由。”

为便于员工思考这两个问题，一名协助Kuziw的实习生使用微软Power Apps创建了一个决策树。“此决策树先列出差旅事由、出行时长、地点和差旅成本，” Kuziw说，“然后显示‘我们建议举行线上会议’或‘我们建议出行参加此次会议’。”若员工Zui终选择出差，则需获得基层管理人员的同意。

总部位于丹麦的水泵制造商格兰富也要求行前审批，但只需由基层管理人员口头批准即可。这一点与巴斯夫极为相似。“目前我们的差旅政策内有一条规定，要求员工重点考虑是否必需出行、是否只需线上会议即可。这是我们差旅政策中的首条规定，” 格兰富全球品类差旅经理Anikó Nagy对此表示。

格兰富也要求基层管理人员审批，但只需口头给出许可。不过，该公司同时还利用其他手段控制差旅需求。格兰富2020年开展了一次咨询调研，结果显示其员工出差次数是同类企业的两倍。“公司管理层了解到这一点后，决定削减差旅预算，让员工对自己的差旅计划有充分的认识，且十分清楚需谨慎选择出行时间，”Nagy表示。

出于其他一些原因，各企业也在封锁结束后调整自己的差旅政策。其中一大转变，便是疫情期间员工都倾向于在线下预订差旅项目，导致每次行程都极难安排，而目前企业则纷纷引导员工回归线上预订。

机器人流程自动化软件供应商UiPath的全球差旅经理Mihai Dinu表示，当前各差旅管理公司预订人员严重短缺，带来了极大压力，迫使企业必须逆向转变。“目前在线下预订时，等待代理回应需耗费整整一小时，这是极为繁琐的。因此，重点要鼓励员工在线上预订，让预订过程转变为简单的点对点路线，”Dinu表示，“并且，线下预订费用也更高。”

Kuziw这位企业差旅经理便正在解决这个问题。“线上预订普及率尚未回到我们期望的水平，因为员工已习惯了线下预订，”他说，“我们不断重申员工应怎样做。我们传递的讯息，一向都是员工应尽可能在差旅服务提供商的线上解决方案中预订。”

Peter认为预订人员短缺也为调整差旅政策、让员工能够购买更灵活的机票提供了理由。她说，“我们有一家客户已变更了政策，允许员工乘坐商务舱，因为不断有航班中断。这项政策更便于差旅人员改签航班。”

当然，升级到商务舱会增加成本，但Peter直接指出越来越多的企业要求员工行前获得审批，且只有对企业业务真正重要时才出行。因此，虽然每次差旅的成本或会上升，但却被差旅次数的下滑所抵消。“这样的规定可能只需保持较短的一段时间。但若想在差旅业务中获得投资回报，或许这种政策变更是值得的，” Peter说。她还表示，升级到商务舱，还在无意间帮助企业实现了为员工谋福利的愿望。

然而，对于大量企业而言，目前Zui大的问题并非人员短缺，而是经济下滑的风险日益加剧。因此，一些企业很可能会再次叫停所有差旅业务，只是理由各有不同。

巴斯夫于2020年转为“必要业务”差旅政策时，差旅预订量一下减少了90%。目前该公司预订量已恢复到2019年的60%。“我们本来预计4季度预订量将回归2019年的75%左右。然而，从当前的经济环境来看，这种可能性不大。我们仍将在60%左右徘徊，”Kuziw说，“出于预算限制和确保不超支，一些企业实质上已再次禁止员工出差。我们不会在政策里直接叫停差旅业务。但董事会已明确表示我们必需降低成本。虽然并未特别提到差旅，但只要出现这种情况，差旅必定是首当其冲受影响的业务之一。”

未来几个月，欧洲各国企业或会在其差旅政策做出更多此类规定。